Заканчивается рабочий день, а обозначенная цель не достигнута — команда за неделю не выполнила то, на что должно было уйти два дня. А все потому, что не смогли определить, какой это тип работы — повторяющиеся задачи или разовые активности. В итоге, бюджет урезан, сроки поджимают, никто ни за что не отвечает. Знакомая ситуация? Неумение отличать систему бизнес-процессов и проектное управление создает хаос, приводит к ошибкам в планировании, перегрузу сотрудников. В чем разница? Давайте разбираться.
Что такое процессное управление
Это организация работы компании, при которой деятельность образует систему взаимосвязанных бизнес-процессов для достижения конкретной цели. Особенности:
- повторяемость, цикличность, без временных ограничений;
- предсказуемость результата;
- наличие условий (вход), последовательность действий, конечный итог (выход).
Примеры:
- обработка заказа в интернет-магазине: поступление заявки, обработка данных, оформление заказа, отправка клиенту, на выходе — заказ готов к отправке;
- найм сотрудников: заявка на вакансию, конкурсный отбор, собеседование, подписание трудового договора, на выходе — сотрудник оформлен по закону;
- бухгалтерский учет: финансовая информация, сбор данных, обработка, формирование отчета, на выходе — достоверная бухгалтерская отчетность.
Процессное управление нацелено на стабильность, эффективность, масштабируемость.
Ключевые принципы управления бизнес-процессами
В основу положены следующие принципы:
- регламентированность — четкое фиксирование входа/выхода, пошаговая последовательность, ответственные на каждом этапе, инструментарий, контроль качества, сроки выполнения;
- повторяемость — повторяющиеся действия с предсказуемым результатом;
- измеримость (метрики, KPI) — сбор данных, анализ динамики для принятия управленческих решений;
- автоматизация — внедрение программных роботов, ERP/BPM-систем;
- ответственность за результат процесса, его завершение.
Эти принципы систематизируют бизнес-управление, адаптируют компанию к рыночным преобразованиям.
Что такое проектное управление
Это временная деятельность, направленная на создание уникального результата. У проекта всегда есть ограничения по времени — начало и конец.
Примеры:
- внедрение CRM-системы — разработка/настройка для автоматизации обслуживания клиента;
- запуск улучшенного продукта — активация смартфона или ПО;
- редизайн сайта — модификация дизайна, интерфейса.
Главное отличие — ограниченность во времени, уникальность результата.
Ключевые отличия процессного и проектного управления
Отличия по критериям:
- цель — стабильность, поддержка операционной деятельности, стандартизация vs достижение окончательного результата;
- длительность — цикличный процесс не ограничен во времени vs ограничен по времени началом/завершением, имеет конкретные сроки;
- повторяемость — повторяющиеся, стандартизированные действия vs уникальные разовые активности;
- управленческая структура — фиксированная, есть владелец процесса vs переменная, адаптивная;
- подход к изменениям — гибкий, с постепенным внесением изменений в рамках процесса vs жесткий, с изменениями только при выполнении;
- метрики эффективности — KPI, время цикла, выполнения операции, качество, удовлетворенность клиентов vs соблюдение сроков проекта от начала до завершения, соответствие бюджету.
Выбор определяет специфика отрасли: процесс — для стабильной работы, проект — для уникальных задач.
Когда использовать процессный подход
В каких случаях необходим:
- операционная деятельность — оптимизация повседневных операций (к примеру, автоматизация складского учета сокращает в разы ошибки человека);
- масштабирование бизнеса — упрощает процесс переноса на новые филиалы, команды, рынки;
- снижение ошибок — контроль, слаженность работы позволяют оперативно выявлять недочеты, проблемные места;
- стандартизация работы — четкий регламент, реализация стандартов упрощают обучение новых сотрудников, снижают вероятность разночтений.
Процессный подход к управлению требует готовности руководства к трансформации иерархических отношений и запуску новых инструментов.
Когда использовать проектный подход
Проект используется в противоположных ситуациях:
- изменения и развитие — кардинальные изменения бизнес-практики, привлечение нескольких подразделений, новых специалистов, планирование стадии реализации и контроль деятельности;
- внедрение новых решений — разработка/запуск новых продуктов, создание концепции, производства, маркетинга;
- нестандартные задачи — ребрединг, оптимизация бизнес-процессов, внедрение технологических решений.
Модель ориентирована на решение уникальных задач с определенными сроками, бюджетом, ресурсами.
Можно ли совмещать процессный и проектный подход
При совмещении моделей удается получить синергетический эффект:
- процессы обеспечивают стандартизацию, регулярность, стабильность повторяющихся операций;
- проекты двигают развитие — реализацию стратегических инициатив, внедрение новых продуктов, организационных изменений.
В реальности применяют обе модели одновременно — для баланса между стабильностью и гибкостью.
Преимущества процессного подхода
Системы процессного управления имеют преимущества:
- прозрачность бизнес-процессов помогает выявлять узкие места, неэффективные сегменты, оперативно их устранять;
- снижение зависимости от сотрудников освобождает время для решения стратегических задач;
- масштабируемость способствует расширению географии деятельности, увеличивает объемы без снижения эффективности;
- возможность автоматизации освобождает человеческие, финансовые ресурсы на решение более сложных задач;
- контроль качества способствует улучшению качества продукции, услуг.
Такая модель дает повышение эффективности, усиливает контроль.
Ограничения процессного подхода
Однако у метода есть недостатки:
- низкая гибкость — стандартизация/регламентация бизнес-процессов может снизить способность адаптироваться к радикальным изменениям;
- сложность внедрения на старте — потребуются значительные временные, финансовые, людские ресурсы;
- сопротивление сотрудников — из-за страха перед неизвестностью, непониманием сути нововведений, инертности.
Для успешного внедрения необходима системность.
Заключение
Методы проекта и процесса отнюдь не конкуренты, а инструменты бизнеса. Для реализации стратегических целей, сохранения компании на плаву нужно их правильно отличать и применять. За основу эффективного и масштабируемого бизнеса внедряют процессное управление организацией.
