По статистике, менеджмент в любой сфере связан с участием в проектах, а от способностей руководителей любого звена направлять процессы управления проектами в правильное русло, зависит успех всего предприятия.
Что такое управление проектами?
Это один из важнейших инструментов ведения бизнеса, помогающий эффективно планировать, выполнять, завершать работу в разных сферах. Целеполагание содействует успешному достижению поставленных целей в пределах бюджета, сроков, качества. Например, при разработке нового продукта или услуги.
Project Management помогает бизнесу повышать эффективность, снижает риски:
- определяет цели развития компании, применяет усилия к достижению;
- контролирует прогресс на всех этапах, выявляет проблемные места, быстро реагирует;
- повышает удовлетворенность клиентов, рост продаж;
- снижает уровень стресса в команде благодаря детальным инструкциям по устранению нежелательных последствий;
- оптимизирует затраты на создание продукта, снижает себестоимость.
В отличие от управления бизнес-процессами (BPM) и системами управления ресурсами (ERP), управление проектами (УП) сфокусировано на достижении конкретных целей. При этом BPM-методология акцентирована на постоянном улучшении процессов, а ERP — на комплексном руководстве ресурсами компании.
Основные задачи управления бизнес проектом
Для успешного выполнения проектной работы важно идентифицировать задачи на:
- стратегические, которые ведут к росту, не дают сиюминутных результатов, имеют отложенный эффект — к примеру, создание нового бизнес-процесса;
- операционные, которые оперативно решают корпоративные проблемы — например, проведение планерки или сбор аналитики.
Реализация поставленных целей невозможна без тщательного планирования с учетом этапов, ресурсов, вероятных рисков. Подробный план помогает:
- отчетливо формулировать цели, конкретизировать задачи;
- разделить задание на части с указанием основных приоритетов, сроков исполнения, ответственных лиц;
- установить ресурсы — экономические, кадровые, имущественные, информационные;
- определить возможные риски, выработать меры по их предотвращению.
На каждом из этапов ведется регулярный контроль в виде системы отчетности по сбору информации. В том числе, для предупреждения отклонений от плана.
Применяется дополнительный процесс оценки рисков: оперативное реагирование на ситуации форс-мажора, изменение рисков. Методы: идентификация проблемных ситуаций, оценка рисков, подготовка планов реагирования для устранения причин.
Этапы проекта: от идеи до завершения
Проектный жизненный цикл состоит из нескольких этапов:
- Инициация — определение целей, задач, результатов, основных ограничений. Необходимо сформировать устав с KPI, карты stakeholders (заинтересованных лиц), оценить потенциальные риски, ресурсы, подготовить бизнес-кейсы, аргументацию.
- Планирование — создание дорожной карты для реализации поставленных задач: определение сроков и зависимостей, распределение бюджета, ресурсов, разработка алгоритма управления рисками и коммуникациями.
- Выполнение — рабочая группа выполняет задачи, менеджеры коммуницируют с заказчиком, другими лицами, контролируют соответствия сроков и качества, прогресс по KPI, вовремя вносят корректировки.
- Завершение — фиксируют результаты, сохраняют привлеченные инструкции и регламенты, готовят отчет с рекомендациями. По итогу, архивируют документацию, передают заказчику.
Знающие, что такое процесс управления проектом, убеждены — пунктуальное закрытие увеличивает рентабельность будущих проектов на 30%.
Методологии основ управления проектами
Наиболее известные методологии и их особенности:
- Waterfall — последовательный подход, когда работа продвигается к следующему этапу только после завершения предыдущего. Подходит для строительства цехов, разработки изделий с регулирующими требованиями.
- Agile — гибкий метод основан на непрерывной коммуникации с заказчиком, моментальной адаптации к правкам, делят на итерации. Конечный продукт в приоритете.
- Scrum — создан на основе Agile, держится на трех китах: прозрачности, надзоре, адаптации. Каждая промежуточная итерация завершается рабочей версией продукта, готовой к показу.
- Lean — максимум пользы для клиента при минимальных потерях. Выделяются: избыток, лишнее транспортирование, преобразование.
Выбор методологии связан с функциями управления проектами, сроками, ресурсами.
Преимущества эффективного управления проектами
Преимущества взаимосвязаны с планированием, коммуникациями, распределением ресурсов, контролем:
- снижение рисков — при эффективном проектном подходе можно управлять рисками уже до начала работы, чтобы минимизировать вероятные последствия;
- улучшение качества — следование дорожной карте наращивает количество изготовленной продукции или услуг за короткий отрезок времени благодаря управленческой эффективности;
- ресурсосбережение — экономия ресурсов аккумулируется в финансовую выгоду. К примеру, автоматизация УП экономит время на исполнении рутинных задач.
Таким образом, эффективное УП содействует бережливому распределению времени и ресурсов.
Как управлять проектом в бизнесе
На проектного менеджера возложена ответственность за выполнение работы в полном соответствии со сроками, техническим заданием. Его роль заключается в построении рабочего процесса — от планирования до корректировки хода работ. Поэтому проектному менеджеру потребуется как технические навыки, так и soft skills: коммуникабельность, организованность, аналитическое мышление, умение разрешать конфликты.
При составлении проектной команды важно учесть мастерство, личные качества сотрудников для распределения ролей: председателя, исполнителя, оценщика, коллективиста. Состав команды взаимосвязан со спецификой, целями задания.
Успешный проектный менеджер непрерывно контролирует сроки, бюджет, чтобы не допустить неправомерного распределения средств и срыва сдачи. Для этого он координирует текущее состояние, вносит нужные коррективы, сверяет плановые и фактические показатели, использует автоматизированные сервисы, системы.
Заключение
Итак, подведем итоги — что такое основы управления проектами? Говоря простым языком, это эффективный рычаг управления бизнесом. Грамотное УП сделает компанию процветающей, благоприятствует созданию инновационных продуктов и услуг. Внедрение Project Management повысит в разы конкурентоспособность и устойчивость любой организации!
