Что такое BPM-системы и для чего они нужны

Современный бизнес прозрачен и гибок. Чтобы соответствовать времени, требуется цифровая трансформация. Самым прогрессивным сегодня считается управление бизнес-процессами c помощью BPM-системы — механизма запуска системного подхода.

Что такое BPM?

Это единый подход к планированию, анализу, совершенствованию, мониторингу труда для роста рентабельности, улучшения показателей, соответствия регламентам.

BPM рассматривается как способ управления через руководство бизнес-процессами и как программное обеспечение — специальный механизм автоматизации и контроля.

Цель BPM — совершенствование бизнес-процессов и поддержка устойчивых результатов.

Что такое BPMS система?

Это программное обеспечение (ПО) для автоматизации, визуализации, совершенствования администрирования организации и отдельных бизнес-процессов.

Запуск платформы облегчает руководство бизнесом за счёт консолидации всех в одну структуру.

Роль BPMS в повышении рентабельности компании состоит в:

прозрачности бизнес-активности компании;
контроле дедлайнов, задач;
снижению ошибок из-за человеческого фактора;
повышению качества клиентского сервиса;
упрощению внутренних/внешних проверок.

Система облегчает моделирование, автоматизацию процессов путём объединения разных функций компании:

создаёт наглядные схемы работы;
выявляет узкие места, лишние этапы;
стандартизирует обязанности новых сотрудников;
автоматизирует рутинные задачи;
создаёт понятный алгоритм действий, исключает субъективность;
консолидируется с другими структурами.

Каждый шаг можно координировать, оперативно преобразовывать.

BPM и BPMS: в чем разница?

BPM — это методология и концепция, которая направлена на теоретическое понимание и улучшение бизнес-процессов. В то время как BPMS — это инструменты и системы, которые помогают внедрить эти улучшения на практике, автоматизируя и управляя процессами с использованием программного обеспечения. BPMS помогает оперативно и эффективно реализовать стратегию BPM.

Преимущества BPM-систем

BPM-системы подходят для:

роста рентабельности — уменьшение ручной работы за счёт автоматизации повторяющихся действий, ускорение обработки запросов, сокращение времени на исполнение, автоматическое уведомление о датах и обязанностях, минимизация погрешностей, удалённые проверки, надёжность;
усиления прозрачности — информирование онлайн помогает быстро откликаться на проблемы, мониторинг и аналитика непрерывно обнаруживают неполадки;
сокращения расходов — модернизация рутины сокращает операционные трудозатраты, снижается количество ошибок, исключаются ненужные траты;
гибкости и масштабируемости — моментальная адаптация к смене бизнес-потребностей, продвижение, модификация, цифровизация других функций.

Интеграция структуры для ускорения рабочих процессов необходима всем компаниям, независимо от их размера или сложности. Такая система помогает оптимизировать управление и повысить эффективность на всех уровнях организации.

Ключевые функции BPMS

Ключевые функции помогают делать работу управляемой и прозрачной:

визуализация — использование графических инструментов для построения схем в стандартных нотациях наглядно изображает алгоритм действий, выявляет дубляж, фиксирует зоны ответственности, моделирует оптимизированную процедуру;
мониторинг, аналитика — в реальном режиме фиксируются показатели: временные рамки, загрузка, ранжирование ресурсов. Сведения попадают в интерфейс типа аналитической панели для последующей корректировки;
кастомизация, библиотека шаблонов — платформа даёт возможности настраивать интерфейсы, формы, правила под конкретные сценарии, специфику бизнеса. В библиотеке готовых шаблонов имеются образцы для стандартных решений, в том числе адаптированные под бизнес-проект.

Как работает BPMS

Внедрение программной системы включает несколько этапов:

определение процессов — фиксация бизнес-аналитиками текущего состояния: как проходит обработка заказа, какие, кем совершаются действия, сколько времени занимает каждый шаг. Описание на разных уровнях детализации с использованием моделирующих инструментов;
автоматизация — структуризация, автоматизация рутинной работы: рассылка уведомлений. Контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников, применение автоматизированного инструментария для настройки правил, интеграции;
оценка результатов — сбор данных о выполнении: дедлайны, качество, расхождения для сверки с KPI. При отклонении от нормы рассылаются уведомления для оперативного реагирования. Проведение плановых проверок.

Платформа способствует непрерывному улучшению бизнес-процессов за счёт регулярных аудитов, оптимизации, обновления регламентов. Реализация цикла PDCA (план — дело — проверка — действие) помогает своевременно вносить нужные изменения.

Процесс внедрения BPM-системы

Внедрение BPM-системы состоит из следующих этапов:

Проанализировать текущие действия, чтобы выявить слабые места — зафиксировать задачи каждого подразделения, вскрыть неформальные обязательства, подготовить карту процессов, выделить из них ключевые, описать с разбивкой на подпроцессы.
Определить цели — от этого зависят последующие шаги: отслеживание метрики, функционал, что автоматизировать в первую очередь.
Выбрать систему в соответствии с критериями: гибкая настройка, модульная архитектура, возможности интеграции, стоимость.
Организовать проект — сформировать команду, разработать дорожную карту, обучить сотрудников, установить регламент пользования.
Произвести настройку в ходе интеграции. Для этого разрабатывают схемы работы с задачами, создают роли, проводят идентификацию, регистрируют потребителей.

Важно понимать, что ввод сервиса — это не единичная акция, а непрерывный поток сбора и изучения сведений для дальнейшего совершенствования структуры. Во избежание масштабных ошибок, лучше применять поэтапный подход.

Применение BPM-системы

BPM-системы могут значительно улучшить процессы в компаниях, где управление проектами, задачами и ресурсами играет ключевую роль в успехе бизнеса. Вот как это работает:

1. Управление проектами и задачами

BPM-система позволяет отслеживать выполнение задач и проектов, следить за прогрессом команды и взаимодействием с клиентами. Система помогает разграничивать ответственность и фиксировать статусы каждого этапа выполнения, начиная от планирования и до завершения.

2. Оптимизация рабочего времени

Для компаний важно учитывать время, затраченное на выполнение задач, исправление ошибок или тестирование. BPM-система позволяет фиксировать рабочее время, выявлять узкие места в процессах и оптимизировать ресурсы для улучшения производительности.

3. Контроль за качеством и выполнением SLA (Service Level Agreement)

BPM-системы помогают отслеживать выполнение договорных обязательств перед клиентами, такие как время отклика на запросы, сроки выполнения работ или исправление ошибок.

Для любых команд важно не просто ставить задачи, а видеть реальный ход выполнения проектов, загрузку сотрудников и соблюдение сроков. Эти задачи решает корпоративная BPM-платформа, такая как Мой Радиус.

В Мой Радиус можно:

Управлять проектами и задачами в едином рабочем пространстве, без разрозненных сервисов и таблиц.
Отслеживать статус проектов и отдельных задач в режиме реального времени, понимая, где процесс замедляется и почему.
Контролировать ход выполнения работ по этапам: от планирования и разработки до тестирования и завершения.
Вести учет рабочего времени по задачам и проектам, что особенно важно для сервисных команд.
Анализировать загрузку команды и принимать решения на основе фактических данных, а не предположений.

Использование Мой Радиус позволяет компаниям повысить прозрачность процессов, сократить количество ручного контроля и упростить управление проектами. Руководитель всегда видит текущую картину по всем проектам, а команда работает в понятной и структурированной системе без потери задач и сроков.

Заключение

Ключевая цель введения BPM-системы — повышение управленческой эффективности, работы всей организации. Результаты от применения платформы вскоре отразятся на сокращении расходов и прибыли организации. Неудивительно, ведь BPM-система — лучший оптимизатор предпринимательской активности!