Умение правильно оформлять протокол в ходе совещания, деловой встречи — необходимый навык для эффективного управления проектами. Документ позволяет зафиксировать результаты обсуждения и донести вопросы и решения до других лиц, которые не присутствовали на собрании.
Говоря о протоколах, нужно различать рабочие заметки и официальные документы. Первые — неформальные записи совещания, которые ведутся в свободной форме, фиксируют основные моменты, темы, решения. Вторые — протоколы, имеющие юридическую силу. Они заполняются по строго определенной форме.
Расскажем, как ведутся протоколы совещаний, какие реквизиты указываются в протоколе по обязательной форме, дадим практические советы для секретарей.
Подготовка совещания
Чтобы быстро и правильно оформить протокол, нужно подготовиться к мероприятию. Обозначьте цели встречи.
Примеры:
- решить текущие задачи;
- принять решение по внештатной ситуации;
- определить кадровую политику;
- сформулировать дальнейшие направления развития.
Составьте повестку — список вопросов, которые будут обсуждать участники. Большую тему лучше разделить на подтемы. Повестка включает равноценные по важности вопросы с общей тематикой.
Примеры:
- порядок отгрузки продукции со склада;
- модернизация;
- материально-техническое оснащение производства.
Ограничивайте количество тем по времени (например, за час можно обсудить 3 – 4 задачи).
Подготовьте материалы. Заранее запросите у участников тезисы выступлений, а также информационно-справочные материалы — инфографику, справки, отчеты и расчеты. По вопросам повестки должны быть оформлены проекты. Материалы лучше подготовить за 2 дня до мероприятия — так у каждого участника будет время ознакомиться с ними. Если в совещании участвует больше 15 человек, рекомендуется оформить лист регистрации.
Согласуйте организационные детали. Продолжительность заседания регламентируется по времени, за это отвечает председатель совещания. Подсчитайте время каждого выступления, прибавьте к нему 20%. При длительности мероприятия более 2 часов рекомендуется сделать перерывы. Согласуйте число участников, оповестите их три раза: за неделю до мероприятия, за 3 дня и непосредственно перед встречей. Оповещения можно отправить по электронной почте, сообщить лично или по телефону.
Как правильно вести протокол совещания
Порядок заполнения документа указан в ГОСТ Р 6.30-2003. Перечислим реквизиты, которые указываются на бланке:
- название компании;
- название документа — ПРОТОКОЛ крупными буквами;
- дата оформления;
- номер регистрации, указанный арабскими цифрами;
- перечень лиц, которые участвуют в мероприятии — нужно указать их ФИО, занимаемые должности;
- вопросы, вынесенные на рассмотрение;
- результаты голосования при его проведении;
- решение;
- подпись председателя и секретаря.
Документ может быть кратким или полным. В первом указывается только информация об участниках, вопросы, повестка, решение и задачи для ответственных участников. В полном документе нужно подробно описать ход выступлений, мнения участников, поправки.
Материалы совещания перечисляются в приложениях. В тексте документа на них проставляются ссылки. Протокол ведется не только на основе текстов докладов. Важны звукозаписи, видеозаписи, черновые записи, которые делаются в ходе заседания.
Важно знать, как вести протокол совещания секретарю: формулировки должны быть четкими, точными, нельзя упускать важные детали. На заседании участники могут не успеть записать детали, не расслышать информацию. Протокол позволит восстановить эти данные.
Структура документа
Разбейте протокол на части:
- Шапка — название вашей организации, тип документации, дата, место оформления, номер для регистрации.
- Перечень участников — информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашенных лицах — они перечисляются в алфавитном порядке.
- Повестка — вопросы, последовательность их изложения, информация о выступающих лицах. Вопросы нужно пронумеровать.
- Ход мероприятия. Содержание докладов отражает выступления участников.
- Принятые решения. По каждому выступлению указываются решения и постановления отдельным абзацем — лучше выделить подзаголовок крупными буквами.
- Заключительная часть. Документ подписывается председательствующим и секретарем. Печать не ставится.
Оформление и стиль
Протокол должен быть стандартизированным и легко читаемым. Вот несколько правил:
- указывайте краткие и точные формулировки без множества вводных слов, деепричастных оборотов;
- разделите текст на абзацы, подзаголовки, таблицы, нумеруйте страницы;
- выделяйте ключевые задачи в рабочих заметках — задачи, которые поручаются каждому участнику с расставлением приоритетов;
- соблюдайте требования делопроизводства в официальных протоколах — без обязательных реквизитов у документа не будет правовой силы.
Распространение и хранение
После оформления протокол регистрируется в соответствующем реестре, его копии направляются под роспись ответственным сотрудникам для выполнения поручений.
Документы хранятся у секретаря, в отделе делопроизводства. Удобнее организовать систематизированное хранение в электронном виде: так важные данные не потеряются. Платформа «Мой Радиус» позволит объединить все задачи, проекты в одном месте, настроить доступ для каждого участника, отслеживать выполнение поручений.
Как вести протокол совещания для новичков: практические лайфхаки
Вот несколько полезных советов:
- используйте готовые шаблоны для быстрой работы;
- делите рабочие заметки на отдельные блоки: «Обсудили», «Решили»;
- не записывайте каждую фразу дословно — обозначайте ключевые тезисы, результаты;
- проверяйте достоверность, полноту документа перед отправкой.
Таким образом, официальный протокол — эффективный инструмент для управления, контроля, защиты интересов организации в суде, других контролирующих органах. Рабочие заметки — неформальный инструмент для повышения продуктивности и командной синхронизации. Платформа «Мой Радиус» адаптирует ваши документы под конкретные цели — юридические и рабочие, систематизирует хранение бланков и упростит контроль над выполнением задач.
