Управление проектами: что это такое и как применять в бизнесе

По статистике, менеджмент в любой сфере связан с участием в проектах, а от способностей руководителей любого звена направлять процессы управления проектами в правильное русло, зависит успех всего предприятия.

Что такое управление проектами?

Это один из важнейших инструментов ведения бизнеса, помогающий эффективно планировать, выполнять, завершать работу в разных сферах. Целеполагание содействует успешному достижению поставленных целей в пределах бюджета, сроков, качества. Например, при разработке нового продукта или услуги.

Project Management помогает бизнесу повышать эффективность, снижает риски:

• определяет цели развития компании, применяет усилия к достижению;
• контролирует прогресс на всех этапах, выявляет проблемные места, быстро реагирует;
• повышает удовлетворенность клиентов, рост продаж;
• снижает уровень стресса в команде благодаря детальным инструкциям по устранению нежелательных последствий;
• оптимизирует затраты на создание продукта, снижает себестоимость.

В отличие от управления бизнес-процессами (BPM) и системами управления ресурсами (ERP), управление проектами (УП) сфокусировано на достижении конкретных целей. При этом BPM-методология акцентирована на постоянном улучшении процессов, а ERP — на комплексном руководстве ресурсами компании.

Основные задачи управления бизнес проектом

Для успешного выполнения проектной работы важно идентифицировать задачи на:

• стратегические, которые ведут к росту, не дают сиюминутных результатов, имеют отложенный эффект — к примеру, создание нового бизнес-процесса;
• операционные, которые оперативно решают корпоративные проблемы — например, проведение планерки или сбор аналитики.

Реализация поставленных целей невозможна без тщательного планирования с учетом этапов, ресурсов, вероятных рисков. Подробный план помогает:

• отчетливо формулировать цели, конкретизировать задачи;
• разделить задание на части с указанием основных приоритетов, сроков исполнения, ответственных лиц;
• установить ресурсы — экономические, кадровые, имущественные, информационные;
• определить возможные риски, выработать меры по их предотвращению.

На каждом из этапов ведется регулярный контроль в виде системы отчетности по сбору информации. В том числе, для предупреждения отклонений от плана.

Применяется дополнительный процесс оценки рисков: оперативное реагирование на ситуации форс-мажора, изменение рисков. Методы: идентификация проблемных ситуаций, оценка рисков, подготовка планов реагирования для устранения причин.

Этапы проекта: от идеи до завершения

Проектный жизненный цикл состоит из нескольких этапов:

1. Инициация — определение целей, задач, результатов, основных ограничений. Необходимо сформировать устав с KPI, карты stakeholders (заинтересованных лиц), оценить потенциальные риски, ресурсы, подготовить бизнес-кейсы, аргументацию.
2. Планирование — создание дорожной карты для реализации поставленных задач: определение сроков и зависимостей, распределение бюджета, ресурсов, разработка алгоритма управления рисками и коммуникациями.
3. Выполнение — рабочая группа выполняет задачи, менеджеры коммуницируют с заказчиком, другими лицами, контролируют соответствия сроков и качества, прогресс по KPI, вовремя вносят корректировки.
4. Завершение — фиксируют результаты, сохраняют привлеченные инструкции и регламенты, готовят отчет с рекомендациями. По итогу, архивируют документацию, передают заказчику.

Знающие, что такое процесс управления проектом, убеждены — пунктуальное закрытие увеличивает рентабельность будущих проектов на 30%.

Методологии основ управления проектами 

Наиболее известные методологии и их особенности:

1. Waterfall — последовательный подход, когда работа продвигается к следующему этапу только после завершения предыдущего. Подходит для строительства цехов, разработки изделий с регулирующими требованиями.
2. Agile — гибкий метод основан на непрерывной коммуникации с заказчиком, моментальной адаптации к правкам, делят на итерации. Конечный продукт в приоритете.
3. Scrum — создан на основе Agile, держится на трех китах: прозрачности, надзоре, адаптации. Каждая промежуточная итерация завершается рабочей версией продукта, готовой к показу.
4. Lean — максимум пользы для клиента при минимальных потерях. Выделяются: избыток, лишнее транспортирование, преобразование.

Выбор методологии связан с функциями управления проектами, сроками, ресурсами.

Преимущества эффективного управления проектами 

Преимущества взаимосвязаны с планированием, коммуникациями, распределением ресурсов, контролем:

• снижение рисков — при эффективном проектном подходе можно управлять рисками уже до начала работы, чтобы минимизировать вероятные последствия;
• улучшение качества — следование дорожной карте наращивает количество изготовленной продукции или услуг за короткий отрезок времени благодаря управленческой эффективности;
• ресурсосбережение — экономия ресурсов аккумулируется в финансовую выгоду. К примеру, автоматизация УП экономит время на исполнении рутинных задач.

Таким образом, эффективное УП содействует бережливому распределению времени и ресурсов.

Как управлять проектом в бизнесе

На проектного менеджера возложена ответственность за выполнение работы в полном соответствии со сроками, техническим заданием. Его роль заключается в построении рабочего процесса — от планирования до корректировки хода работ. Поэтому проектному менеджеру потребуется как технические навыки, так и soft skills: коммуникабельность, организованность, аналитическое мышление, умение разрешать конфликты.

При составлении проектной команды важно учесть мастерство, личные качества сотрудников для распределения ролей: председателя, исполнителя, оценщика, коллективиста. Состав команды взаимосвязан со спецификой, целями задания.

Успешный проектный менеджер непрерывно контролирует сроки, бюджет, чтобы не допустить неправомерного распределения средств и срыва сдачи. Для этого он координирует текущее состояние, вносит нужные коррективы, сверяет плановые и фактические показатели, использует автоматизированные сервисы, системы.

Заключение

Итак, подведем итоги — что такое основы управления проектами? Говоря простым языком, это эффективный рычаг управления бизнесом. Грамотное УП сделает компанию процветающей, благоприятствует созданию инновационных продуктов и услуг. Внедрение Project Management повысит в разы конкурентоспособность и устойчивость любой организации!

Что такое BPM-системы и для чего они нужны

Современный бизнес прозрачен и гибок. Чтобы соответствовать времени, требуется цифровая трансформация. Самым прогрессивным сегодня считается управление бизнес-процессами c помощью BPM-системы — механизма запуска системного подхода.

Что такое BPM?

Это единый подход к планированию, анализу, совершенствованию, мониторингу труда для роста рентабельности, улучшения показателей, соответствия регламентам.

BPM рассматривается как способ управления через руководство бизнес-процессами и как программное обеспечение — специальный механизм автоматизации и контроля.

Цель BPM — совершенствование бизнес-процессов и поддержка устойчивых результатов.

Что такое BPMS система? 

Это программное обеспечение (ПО) для автоматизации, визуализации, совершенствования администрирования организации и отдельных бизнес-процессов.

Запуск платформы облегчает руководство бизнесом за счёт консолидации всех в одну структуру.

Роль BPMS в повышении рентабельности компании состоит в:

• прозрачности бизнес-активности компании;
• контроле дедлайнов, задач;
• снижению ошибок из-за человеческого фактора;
• повышению качества клиентского сервиса;
• упрощению внутренних/внешних проверок.

Система облегчает моделирование, автоматизацию процессов путём объединения разных функций компании:

• создаёт наглядные схемы работы;
• выявляет узкие места, лишние этапы;
• стандартизирует обязанности новых сотрудников;
• автоматизирует рутинные задачи;
• создаёт понятный алгоритм действий, исключает субъективность;
• консолидируется с другими структурами.

Каждый шаг можно координировать, оперативно преобразовывать.

BPM и BPMS: в чем разница?

BPM — это методология и концепция, которая направлена на теоретическое понимание и улучшение бизнес-процессов. В то время как BPMS — это инструменты и системы, которые помогают внедрить эти улучшения на практике, автоматизируя и управляя процессами с использованием программного обеспечения. BPMS помогает оперативно и эффективно реализовать стратегию BPM.

Преимущества BPM-систем 

BPM-системы подходят для:

• роста рентабельности — уменьшение ручной работы за счёт автоматизации повторяющихся действий, ускорение обработки запросов, сокращение времени на исполнение, автоматическое уведомление о датах и обязанностях, минимизация погрешностей, удалённые проверки, надёжность;
• усиления прозрачности — информирование онлайн помогает быстро откликаться на проблемы, мониторинг и аналитика непрерывно обнаруживают неполадки;
• сокращения расходов — модернизация рутины сокращает операционные трудозатраты, снижается количество ошибок, исключаются ненужные траты;
• гибкости и масштабируемости — моментальная адаптация к смене бизнес-потребностей, продвижение, модификация, цифровизация других функций.

Интеграция структуры для ускорения рабочих процессов необходима всем компаниям, независимо от их размера или сложности. Такая система помогает оптимизировать управление и повысить эффективность на всех уровнях организации.

Ключевые функции BPMS 

Ключевые функции помогают делать работу управляемой и прозрачной:

• визуализация — использование графических инструментов для построения схем в стандартных нотациях наглядно изображает алгоритм действий, выявляет дубляж, фиксирует зоны ответственности, моделирует оптимизированную процедуру;
• мониторинг, аналитика — в реальном режиме фиксируются показатели: временные рамки, загрузка, ранжирование ресурсов. Сведения попадают в интерфейс типа аналитической панели для последующей корректировки;
• кастомизация, библиотека шаблонов — платформа даёт возможности настраивать интерфейсы, формы, правила под конкретные сценарии, специфику бизнеса. В библиотеке готовых шаблонов имеются образцы для стандартных решений, в том числе адаптированные под бизнес-проект.

Как работает BPMS 

Внедрение программной системы включает несколько этапов:

• определение процессов — фиксация бизнес-аналитиками текущего состояния: как проходит обработка заказа, какие, кем совершаются действия, сколько времени занимает каждый шаг. Описание на разных уровнях детализации с использованием моделирующих инструментов;
• автоматизация — структуризация, автоматизация рутинной работы: рассылка уведомлений. Контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников, применение автоматизированного инструментария для настройки правил, интеграции;
• оценка результатов — сбор данных о выполнении: дедлайны, качество, расхождения для сверки с KPI. При отклонении от нормы рассылаются уведомления для оперативного реагирования. Проведение плановых проверок.

Платформа способствует непрерывному улучшению бизнес-процессов за счёт регулярных аудитов, оптимизации, обновления регламентов. Реализация цикла PDCA (план — дело — проверка — действие) помогает своевременно вносить нужные изменения.

Процесс внедрения BPM-системы 

Внедрение BPM-системы состоит из следующих этапов:

1. Проанализировать текущие действия, чтобы выявить слабые места — зафиксировать задачи каждого подразделения, вскрыть неформальные обязательства, подготовить карту процессов, выделить из них ключевые, описать с разбивкой на подпроцессы.
2. Определить цели — от этого зависят последующие шаги: отслеживание метрики, функционал, что автоматизировать в первую очередь.
3. Выбрать систему в соответствии с критериями: гибкая настройка, модульная архитектура, возможности интеграции, стоимость.
4. Организовать проект — сформировать команду, разработать дорожную карту, обучить сотрудников, установить регламент пользования.
5. Произвести настройку в ходе интеграции. Для этого разрабатывают схемы работы с задачами, создают роли, проводят идентификацию, регистрируют потребителей.

Важно понимать, что ввод сервиса — это не единичная акция, а непрерывный поток сбора и изучения сведений для дальнейшего совершенствования структуры. Во избежание масштабных ошибок, лучше применять поэтапный подход.

Применение BPM-системы 

BPM-системы могут значительно улучшить процессы в компаниях, где управление проектами, задачами и ресурсами играет ключевую роль в успехе бизнеса. Вот как это работает:

1. Управление проектами и задачами

BPM-система позволяет отслеживать выполнение задач и проектов, следить за прогрессом команды и взаимодействием с клиентами. Система помогает разграничивать ответственность и фиксировать статусы каждого этапа выполнения, начиная от планирования и до завершения.

2. Оптимизация рабочего времени

Для компаний важно учитывать время, затраченное на выполнение задач, исправление ошибок или тестирование. BPM-система позволяет фиксировать рабочее время, выявлять узкие места в процессах и оптимизировать ресурсы для улучшения производительности.

3. Контроль за качеством и выполнением SLA (Service Level Agreement)

BPM-системы помогают отслеживать выполнение договорных обязательств перед клиентами, такие как время отклика на запросы, сроки выполнения работ или исправление ошибок.

Для любых команд важно не просто ставить задачи, а видеть реальный ход выполнения проектов, загрузку сотрудников и соблюдение сроков. Эти задачи решает корпоративная BPM-платформа, такая как Мой Радиус.

В Мой Радиус можно:

• Управлять проектами и задачами в едином рабочем пространстве, без разрозненных сервисов и таблиц.
• Отслеживать статус проектов и отдельных задач в режиме реального времени, понимая, где процесс замедляется и почему.
• Контролировать ход выполнения работ по этапам: от планирования и разработки до тестирования и завершения.
• Вести учет рабочего времени по задачам и проектам, что особенно важно для сервисных команд.
• Анализировать загрузку команды и принимать решения на основе фактических данных, а не предположений.

Использование Мой Радиус позволяет компаниям повысить прозрачность процессов, сократить количество ручного контроля и упростить управление проектами. Руководитель всегда видит текущую картину по всем проектам, а команда работает в понятной и структурированной системе без потери задач и сроков.

Заключение

Ключевая цель введения BPM-системы — повышение управленческой эффективности, работы всей организации. Результаты от применения платформы вскоре отразятся на сокращении расходов и прибыли организации. Неудивительно, ведь BPM-система — лучший оптимизатор предпринимательской активности!