Компания не может работать эффективно сама по себе. Ее деятельность нужно регулярно анализировать, проводить оптимизацию, работу над ошибками. Моделирование бизнес-процессов компании – один из способов повысить эффективность работы организации. При таком методе процесс описывается через отдельные детали – действия, события, инструменты, атрибуты. Модель – графическое или текстовое изображение рабочих процессов, взаимосвязи между отдельными действиями. В результате анализа создаются диаграммы, схемы, таблицы, сценарии. Моделирование позволяет системно подойти к управлению, выстроить логику действий внутри организации. Оно актуально для компаний в разных отраслях – от производственной сферы до информационных технологий.
Зачем нужно моделирование
К основным задачам этой процедуры относится следующее:
- Повышение эффективности бизнеса. Модель позволяет найти способы для улучшения работы, увеличения производительности, конкурентоспособности, чистой прибыли.
- Стандартизация операций и нормирование процессов. В крупной компании разные отделы могут выполнять одну и ту же задачу неодинаково. Модель задает единые правила, каждый сотрудник будет знать, как получить оптимальный результат.
- Подготовка к автоматизации деятельности. Инструменты моделирования бизнес-процессов предусматривают сервисы и платформы по автоматизации рутинных операций. Это экономит время сотрудников, сокращает человеческий фактор.
Моделирование выявляет дублирующие или неэффективные действия, позволяет выстраивать управление на основе актуальных данных. Результат – снижение издержек, улучшение качества управления, возможность контролировать работу.
Методологии моделирования бизнес-процессов
Рассмотрим распространенные методики создания моделей.
IDEF – это набор средств аналитики, применяющихся не только в бизнесе, но и в других отраслях. Метод делится на классы. Чаще применяются подходы IDEF0 и IDEF3. Первый класс – модель функций. Сложные функции разделяются на простые элементы, далее разные блоки объединяются в логическую последовательность стрелками. IDEF3 – создание поведенческого описания. Модель показывает поток работ или объекты в переходном состоянии. Формат – графические схемы.
BPMN-нотация предусматривает создание шагов запланированного процесса от начала до конца. Результат – блок-схема с точной последовательностью операций, потоков информации.
К методам моделирования бизнес-процессов относится подход бережливого производства Lean. Он предполагает сортировку операций на приоритетные и ненужные, упорядочивание процессов, внедрение норм, системы мотивации.
SIPOC – еще один способ описания рабочих процессов в виде диаграммы. На ней указаны пять элементов – поставщик, вход, выход, процесс и клиент. Модель показывает последовательность действий, движения данных, продукции, взаимодействия между участниками.
Выбор метода зависит от целей и задач организации. Текстовое описание подходит для создания регламентов, должностных инструкций. Диаграмма в виде блок-схем визуализирует последовательные операции. Таблицы описывают простые линейные процессы, их составляют для сбора данных.
Инструменты и системы
Перечислим основные инструменты, программное обеспечение для разработки моделей.
Microsoft Visio – простой инструмент для создания блок-схем, организационных диаграмм, календарей. Он поддерживает различные нотации, в том числе IDEF0. В программе можно создавать гиперссылки для удобной навигации, можно интегрировать ее с другими инструментами, например, с базами данных. Инструмент нужно устанавливать на ПК.
Draw.io – бесплатный сервис для создания блок-схем, прототипов, инфографики. Сервис работает с разными методами, в том числе с BPMN. В нем можно отразить последовательность шагов (по найму сотрудников или продаже товара). Плюсы – понятный интерфейс, нет платных подписок, не нужно регистрироваться.
Системы моделирования бизнес-процессов предусматривают применение BPMS-инструментов. Это эффективное решение для стандартизации действий, автоматизации рутинных задач, анализа ситуации. Система обеспечивает прозрачность процессов, соблюдение сроков, формирует рабочую среду. Программы состоят из административной панели, движка, интерфейса для пользователей. У некоторых систем есть полезные модули, например, программы для автоматизации документооборота, мессенджеры, аналитика.
Camunda – платформа для моделирования рабочих процессов, состоящая из графического редактора, движка для обработки сложных операций, пользовательской панели задач, инструмента для аналитики. В Camunda можно задавать события, задачи, условия и правила для последовательного выполнения действий. Инструмент оптимизирует работу компании по управлению доступом (блокирует доступ к ресурсам, управляет учетными записями).
Как внедрить моделирование в компании
Перечислим основные этапы создания бизнес-модели:
- Построение модели в исходном виде. Первый шаг – обозначение границ, загрузка основной информации для последующего описания. Это начальная точка для определения исходных ресурсов.
- Анализ модели. На этом этапе выполняется работа с исходными данными – поиск ошибок, недочетов, формирования базы для описания. Создается отправная точка для внесения изменений.
- Выстраивание модели «как она должна выглядеть». Выстраивается оптимальная схема.
- Тестирование системы.
- Работа над улучшениями. Ставится цель, определяются недостатки. Проводится тщательный анализ и работа над ошибками.
Улучшение модели проводится постоянно. В нее вносятся корректировки, в зависимости от изменений условий работы компании. В моделирование важно вовлекать сотрудников, проводить работу на всех уровнях. Учитывайте реальные процессы, а не только данные из регламентов, инструкций.
Что может пойти не так при внедрении моделирования
Перечислим основные ошибки, которые допускают менеджеры при выстраивании модели:
- отсутствие четких целей моделирования бизнес-процессов;
- неточный анализ;
- отсутствие вовлеченности сотрудников, персонал не понимает смысла процесса, сопротивляется изменениям;
- неправильный выбор инструментов;
- чрезмерное усложнение схемы.
Применение бизнес-моделей на практике
Моделирование широко применяется в логистике. С его помощью можно выстроить процесс доставки – от оформления заказа до вручения товара клиенту. Еще одна сфера – управление персоналом. Модель предусматривает такие этапы, как отбор работников, найм, адаптацию, оценка производительности, систему поощрений.
Заключение
Моделирование бизнес-процессов – это не просто визуализация, это стратегический актив. Это важный инструмент в условиях нестабильности, незаменимый при масштабировании, реструктуризации, открытии новых направлений.
