Как правильно мотивировать работников

Любая компания может инвестировать в технологии и процессы, но именно люди остаются ее главным ресурсом. Если сотрудники не чувствуют ценности своего труда, бизнес теряет энергию и смысл. Руководству важно работать над мотивацией команды, чтобы задачи выполнялись эффективно, персонал не терял интереса к своим обязанностям. Расскажем, как мотивировать сотрудников на работу, уменьшить текучку кадров и предотвратить профессиональное выгорание.

Что означает мотивация работников

Это материальные и нематериальные меры со стороны организации, которые повышают продуктивность персонала. Продуманная система мотивации решает следующие задачи: 

• уменьшает текучку кадров, формирует сильную команду;
• привлекает квалифицированных специалистов;
• повышает вовлеченность людей в текущие задачи;
• повышает скорость работы без потери качества.

Для разработки мер можно взять за основу пирамиду потребностей Маслоу. По этой теории на низшем уровне находятся физиологические потребности: руководитель может предложить заработную плату, достаточную для удовлетворения этих нужд. На высшем уровне стоит потребность в уважении: компания может продумать поощрения, способы признания профессиональных заслуг. 

Другая теория — американского психолога Герцберга — говорит, что мотивация зависит от двух факторов. Первый связан с внутренней потребностью в признании и дальнейшем развитии. Второй — с внешними условиями — размером зарплаты, условиями трудовой деятельности.

Типы мотивации

Первый тип — материальный. Есть много способов, как можно мотивировать сотрудников материально. Это может быть достойная заработная плата, бонусы, премии за выполнение плана. Многих работников привлекает медицинское страхование. Руководитель может предложить полную или частичную оплату уроков английского, посещения спортзала. 

Вторая группа — нематериальные способы поощрения. В компании должны быть возможности карьерного роста, удобный график, комфортный для работы коллектив. Многим важно, чтобы работа была полезной для общества. В первые месяцы после трудоустройства к работникам можно направить наставников – это упрощает адаптацию в коллективе.

Точные способы, как можно стимулировать работников, зависят от сферы деятельности. В сфере информационных технологий важно удерживать каждого ценного специалиста — в любой момент он может уйти к конкурентам. Постоянная финансовая мотивация невыгодна. Можно дополнить материальное поощрение другими методами. Выясните, какой график комфортнее для специалиста, предложите удаленную работу, более интересные проекты. 

Как мотивируют работников: основные способы

Расскажем, как выстроить эффективную систему мотивации в компании: 

1. Поставьте цели и KPI. Объясните, какие задачи должны выполнять работники, перечислите их в должностной инструкции. Определите показатель KPI, по которому вы будете оценивать эффективность выполнения обязанностей. У плана должны быть цифры: сколько единиц товара нужно продать, какое количество положительных отзывов от клиентов нужно получить. 
2. Изучите потребности персонала, получите обратную связь. Для этого можно провести опросы. Узнайте, что важно для людей, чего им не хватает, что мешает комфортной работе. Предложите поделиться идеями для мотивации. 
3. Сочетайте разные методы. При разработке системы подумайте, как мотивировать сотрудников на выполнение поставленной задачи. Возьмите несколько способов. Предложите премию за выполнение плана и бесплатное корпоративное обучение. Повышение зарплаты можно сочетать с конкурсами, интересными корпоративными мероприятиями. Важно обеспечить людям комфортную среду: удобный график, рабочие места, места для обеденного перерыва. Если в коллективе есть конфликты, разногласия, их нужно решить. Помните, что только материальные поощрения не работают: всегда найдется работодатель, готовый платить больше. 
4. Вводите изменения постепенно. Познакомьте персонал с новой системой, спросите их мнения, идеи. Людям важно понимать, что происходит, влиять на события в компании.
5. Регулярно пересматривайте политику мотивации. То, что было эффективно год назад, сегодня может не работать. 

Когда нужно поменять систему

Вот случаи, когда в план нужно вносить изменения: 

• Масштаб вашей деятельности увеличился, появились новые филиалы, отделы, направления деятельности.
• Изменились должностные инструкции, показатели KPI. Пример: вы запускаете новый продукт, бесплатно предоставляете работникам обучение по его продаже. 
• Персонал систематически не выполняет KPI, есть жалобы на профессиональное выгорание.
• Высокие показатели текучки на отдельных должностях, направлениях, в филиалах.
• На рынке появились новые тенденции, у конкурентов — новые условия — материальные и нематериальные поощрения. 

Важно выяснить, в чем причина неэффективной работы — в низкой мотивации или других проблемах. Наблюдайте за показателями последних 2-3 месяцев. Если в первые два месяца человек выполнил план, а в последний месяц показатели были низкими, пообщайтесь, обсудите трудности. Возможно, персонал больше не видит собственной ценности, ценности продукции, не получает удовлетворения от трудовой деятельности. Поменяйте его мотивацию: предложите более интересные задачи, консультации с психологом или опытным наставником.

Повышение мотивации — комплексная и постоянная работа. Руководителям важно регулярно отслеживать условия труда персонала, их удовлетворенность работой. После внедрения системы мотивации нужно время от времени пересматривать ее, вносить корректировки. Начать можно с анализа потребностей работников. Платформа «Мой Радиус» позволяет выстроить эффективную систему управления бизнес-процессами, проводить опросы, получать обратную связь от персонала. Сервис дает бизнесу комфортную среду для роста и коммуникации. Запишитесь на презентацию, чтобы узнать подробнее о возможностях платформы. 

Как правильно вести протокол совещаний

Умение правильно оформлять протокол в ходе совещания, деловой встречи — необходимый навык для эффективного управления проектами. Документ позволяет зафиксировать результаты обсуждения и донести вопросы и решения до других лиц, которые не присутствовали на собрании. 

Говоря о протоколах, нужно различать рабочие заметки и официальные документы. Первые — неформальные записи совещания, которые ведутся в свободной форме, фиксируют основные моменты, темы, решения. Вторые — протоколы, имеющие юридическую силу. Они заполняются по строго определенной форме.

Расскажем, как ведутся протоколы совещаний, какие реквизиты указываются в протоколе по обязательной форме, дадим практические советы для секретарей.

Подготовка совещания

Чтобы быстро и правильно оформить протокол, нужно подготовиться к мероприятию. Обозначьте цели встречи. 

Примеры: 

• решить текущие задачи;
• принять решение по внештатной ситуации;
• определить кадровую политику;
• сформулировать дальнейшие направления развития. 

Составьте повестку — список вопросов, которые будут обсуждать участники. Большую тему лучше разделить на подтемы. Повестка включает равноценные по важности вопросы с общей тематикой. 

Примеры: 

• порядок отгрузки продукции со склада;
• модернизация;
• материально-техническое оснащение производства. 

Ограничивайте количество тем по времени (например, за час можно обсудить  3 – 4 задачи). 

Подготовьте материалы. Заранее запросите у участников тезисы выступлений, а также информационно-справочные материалы — инфографику, справки, отчеты и расчеты. По вопросам повестки должны быть оформлены проекты. Материалы лучше подготовить за 2 дня до мероприятия — так у каждого участника будет время ознакомиться с ними. Если в совещании участвует больше 15 человек, рекомендуется оформить лист регистрации.

Согласуйте организационные детали. Продолжительность заседания регламентируется по времени, за это отвечает председатель совещания. Подсчитайте время каждого выступления, прибавьте к нему 20%. При длительности мероприятия более 2 часов рекомендуется сделать перерывы. Согласуйте число участников, оповестите их три раза: за неделю до мероприятия, за 3 дня и непосредственно перед встречей. Оповещения можно отправить по электронной почте, сообщить лично или по телефону. 

Как правильно вести протокол совещания

Порядок заполнения документа указан в ГОСТ Р 6.30-2003. Перечислим реквизиты, которые указываются на бланке: 

• название компании;
• название документа — ПРОТОКОЛ крупными буквами;
• дата оформления;
• номер регистрации, указанный арабскими цифрами;
• перечень лиц, которые участвуют в мероприятии — нужно указать их ФИО, занимаемые должности;
• вопросы, вынесенные на рассмотрение;
• результаты голосования при его проведении;
• решение;
• подпись председателя и секретаря. 

Документ может быть кратким или полным. В первом указывается только информация об участниках, вопросы, повестка, решение и задачи для ответственных участников. В полном документе нужно подробно описать ход выступлений, мнения участников, поправки.

Материалы совещания перечисляются в приложениях. В тексте документа на них проставляются ссылки. Протокол ведется не только на основе текстов докладов. Важны звукозаписи, видеозаписи, черновые записи, которые делаются в ходе заседания. 

Важно знать, как вести протокол совещания секретарю: формулировки должны быть четкими, точными, нельзя упускать важные детали. На заседании участники могут не успеть записать детали, не расслышать информацию. Протокол позволит восстановить эти данные.

Структура документа 

Разбейте протокол на части: 

1. Шапка — название вашей организации, тип документации, дата, место оформления, номер для регистрации.
2. Перечень участников — информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашенных лицах — они перечисляются в алфавитном порядке.
3. Повестка — вопросы, последовательность их изложения, информация о выступающих лицах. Вопросы нужно пронумеровать.
4. Ход мероприятия. Содержание докладов отражает выступления участников. 
5. Принятые решения. По каждому выступлению указываются решения и постановления отдельным абзацем — лучше выделить подзаголовок крупными буквами. 
6. Заключительная часть. Документ подписывается председательствующим и секретарем. Печать не ставится.

Оформление и стиль

Протокол должен быть стандартизированным и легко читаемым. Вот несколько правил: 

• указывайте краткие и точные формулировки без множества вводных слов, деепричастных оборотов;
• разделите текст на абзацы, подзаголовки, таблицы, нумеруйте страницы;
• выделяйте ключевые задачи в рабочих заметках — задачи, которые поручаются каждому участнику с расставлением приоритетов;
• соблюдайте требования делопроизводства в официальных протоколах — без обязательных реквизитов у документа не будет правовой силы.

Распространение и хранение

После оформления протокол регистрируется в соответствующем реестре, его копии направляются под роспись ответственным сотрудникам для выполнения поручений. 

Документы хранятся у секретаря, в отделе делопроизводства. Удобнее организовать систематизированное хранение в электронном виде: так важные данные не потеряются. Платформа «Мой Радиус» позволит объединить все задачи, проекты в одном месте, настроить доступ для каждого участника, отслеживать выполнение поручений.

Как вести протокол совещания для новичков: практические лайфхаки

Вот несколько полезных советов: 

• используйте готовые шаблоны для быстрой работы;
• делите рабочие заметки на отдельные блоки: «Обсудили», «Решили»;
• не записывайте каждую фразу дословно — обозначайте ключевые тезисы, результаты;
• проверяйте достоверность, полноту документа перед отправкой.

Таким образом, официальный протокол — эффективный инструмент для управления, контроля, защиты интересов организации в суде, других контролирующих органах. Рабочие заметки — неформальный инструмент для повышения продуктивности и командной синхронизации. Платформа «Мой Радиус» адаптирует ваши документы под конкретные цели — юридические и рабочие, систематизирует хранение бланков и упростит контроль над выполнением задач.